Avis de confidentialité

1. Qui nous sommes

Le présent avis explique comment Vega Security / Vega Telecom (Vega, « Vega », « nous »), intégrateur de systèmes basse tension, de sécurité et de télécommunications établi à Montréal (Québec) (licence RBQ 5858-3865-01), recueille, utilise, communique et protège les renseignements personnels de ses clients, des utilisateurs de son portail et des visiteurs de son site. Il s'applique à notre portail client, à notre système de facturation et de gestion des clients, à nos factures et courriels ainsi qu'aux services que nous vous fournissons. Nous respectons la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Québec, « Loi 25 ») et, le cas échéant, la Loi fédérale sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE).

• Adresse postale : 8457 Newman Blvd, PO Box 272, LaSalle, Quebec, Canada, H8N 0A2
• Téléphone : 833-330-8080 · Courriel : info@vega-group.ca

2. Les renseignements personnels que nous recueillons

• Identité et coordonnées : nom, nom de l'entreprise, courriel, téléphone, adresse de facturation, contacts additionnels que vous nous demandez d'ajouter (par exemple un contact aux comptes payables).
• Renseignements sur les services : adresse de service ou d'installation, numéro d'unité, forfaits souscrits, prix, dates de début et de fin, identifiants de service (par exemple un numéro de téléphone ou de circuit), équipements installés et leurs numéros de série, notes techniques sur votre service.
• Compte et connexion : courriel du portail, mot de passe conservé sous forme chiffrée (haché; nous ne le voyons jamais en clair), paramètres d'authentification à deux facteurs, historique de connexion (date, adresse IP, navigateur et type d'appareil), appareils de confiance, langue préférée et vos choix en matière de vie privée.
• Factures et paiements : factures, historique des paiements, reçus, crédits et remboursements, mode de paiement préféré et, pour les cartes ou comptes bancaires enregistrés, seulement la marque ou le nom de la banque, les 4 derniers chiffres et la date d'expiration. Le numéro complet de votre carte ou de votre compte bancaire est saisi directement chez notre processeur de paiement Stripe et n'est jamais conservé par nous.
• Communications : messages que vous nous envoyez, demandes de soutien, notes de suivi et courriels que nous vous envoyons (avec leur état de livraison).
• Données techniques : journaux de sécurité et d'audit, adresses IP, type de navigateur et témoins décrits ci-dessous.

Nous recueillons ces renseignements auprès de vous, des personnes que vous autorisez (par exemple un gestionnaire d'immeuble) et à partir de nos propres dossiers sur les services fournis. Nous n'achetons pas de renseignements personnels auprès de courtiers de données.

3. Pourquoi nous les utilisons et sur quel fondement

• Fournir, installer, soutenir et facturer les services que vous demandez (exécution de notre contrat avec vous).
• Gérer votre compte, vérifier votre identité et sécuriser le portail (contrat, notre intérêt légitime en matière de sécurité et obligations légales).
• Émettre des factures, percevoir les paiements, traiter les remboursements et tenir les dossiers comptables et fiscaux exigés par la loi (obligations légales).
• Vous envoyer des avis de service, des factures, des rappels et des alertes de sécurité (contrat et obligations légales).
• Répondre à vos questions et plaintes et améliorer nos services (intérêt légitime et votre demande).
• Vous envoyer des nouvelles et des offres, uniquement si vous y avez consenti. Vous pouvez retirer ce consentement en tout temps.
• Détecter, prévenir et examiner la fraude, les abus et les incidents de sécurité, et protéger nos droits.

Nous ne recueillons que les renseignements nécessaires à ces fins et ne les utilisons pas à une autre fin sans vous en informer ou, lorsque la loi l'exige, sans obtenir votre consentement.

4. Consentement

Lorsque la loi l'exige, nous demandons votre consentement en termes clairs et simples, séparément pour chaque fin. Votre consentement aux messages promotionnels est facultatif et n'affecte pas les services que vous recevez. Vous pouvez modifier ce choix vous-même dans la page « Confidentialité et données » du portail, en suivant les instructions de désabonnement d'un message ou en nous écrivant. Le retrait du consentement n'affecte pas les traitements déjà effectués, et nous pouvons toujours devoir vous envoyer des messages de service et de facturation.

5. Avec qui nous les communiquons

Nous ne vendons pas vos renseignements personnels. Nous ne les communiquons que si nécessaire, à :

• Stripe (processeur de paiement) pour percevoir les paiements par carte et par débit préautorisé et effectuer les remboursements. Stripe agit selon ses propres engagements de sécurité et de confidentialité, et les données de carte ou de compte bancaire que vous saisissez lui sont transmises directement.
• Livraison des courriels : Microsoft 365 (Microsoft) pour envoyer les factures, avis et courriels de soutien à partir de nos boîtes courriel.
• Fournisseurs d'hébergement et d'infrastructure qui exploitent nos serveurs, nos sauvegardes et notre réseau en vertu de contrats exigeant la protection des renseignements.
• Installateurs, techniciens et sous-traitants, seulement les renseignements nécessaires à l'installation ou à la réparation de votre service (par exemple nom, adresse de service, téléphone et équipement).
• Conseillers professionnels, auditeurs, assureurs et institutions financières lorsque nécessaire à la conduite de nos affaires, sous obligation de confidentialité.
• Autorités et autres parties lorsque la loi l'exige ou qu'un tribunal l'ordonne et, à votre connaissance, dans le cadre d'une vente ou d'une réorganisation de notre entreprise.

Lorsque nous confions des renseignements à un fournisseur, nous le faisons par entente écrite qui limite leur utilisation à nos fins et exige une sécurité appropriée.

6. Où vos renseignements sont conservés

Tous les renseignements personnels que nous détenons sont hébergés et conservés au Canada (Québec). Nous ne les transférons pas à l'extérieur du Canada, sauf aux sous-traitants nommés dans le présent avis, uniquement dans la mesure nécessaire pour vous fournir le service : Stripe (traitement des paiements) et Microsoft 365 (livraison des courriels). Ces sous-traitants ne traitent que les renseignements limités nécessaires à leur fonction (par exemple le montant et les données de paiement que vous saisissez chez Stripe, ou le contenu et les adresses d'un courriel), selon leurs propres engagements de sécurité et nos ententes. Avant toute autre communication de renseignements personnels à l'extérieur du Québec, nous évaluerions leur sensibilité, les fins visées, les mesures de protection et le régime juridique de la destination, et nous vous en informerions lorsque la loi l'exige. Vous pouvez communiquer avec notre responsable pour plus de détails.

7. Durée de conservation

Nous ne conservons les renseignements personnels que le temps nécessaire aux fins ci-dessus ou exigé par la loi, puis nous les détruisons ou les anonymisons.

• Dossiers de compte et de services : pendant que votre service est actif et jusqu’à 3 ans après sa fin.
• Factures et dossiers de paiement : 6 ans après la fin de l’exercice financier au cours duquel ils ont été émis (règles fiscales et comptables).
• Communications de soutien et courriels : 2 ans.
• Journaux techniques et de sécurité : 12 mois.
• Sauvegardes : les sauvegardes sont conservées en rotation pendant un maximum de 90 jours.

Lorsque vous demandez l'effacement de vos données personnelles, nous anonymisons votre identité et vos coordonnées; nous conservons les dossiers financiers (factures, paiements) que la loi nous oblige à garder, sans autre usage que cette obligation.

8. Comment nous protégeons vos renseignements

Nous appliquons des mesures de sécurité adaptées à la sensibilité des renseignements : connexions chiffrées (HTTPS), mots de passe hachés, authentification à deux facteurs facultative et recommandée, délais d'expiration des sessions et contrôles de déconnexion, accès par rôles pour notre personnel, journal des actions sur les données clients, stockage chiffré des secrets et clés d'API, sauvegardes régulières et accès réseau restreint à nos serveurs. Notre personnel et nos fournisseurs qui ont accès aux renseignements personnels sont tenus à la confidentialité. Aucun système n'est parfaitement sûr : choisissez un mot de passe robuste et avisez-nous immédiatement si vous soupçonnez un accès non autorisé.

9. Témoins (cookies) et technologies semblables

Le portail n'utilise que les témoins nécessaires à son fonctionnement : un témoin de session qui vous garde connecté, un témoin facultatif d'« appareil mémorisé » pour l'authentification à deux facteurs (jusqu'à 30 jours, seulement si vous le choisissez), un témoin de préférence de langue et un témoin de sécurité (CSRF) qui protège les formulaires. Nous n'utilisons aucun témoin publicitaire ni de suivi intersites. Vous pouvez bloquer les témoins dans votre navigateur, mais le portail ne fonctionnera pas sans ceux qui sont nécessaires.

10. Décisions automatisées

Nous ne prenons aucune décision à votre sujet fondée exclusivement sur un traitement automatisé de vos renseignements personnels et nous n'utilisons ni profilage ni technologie permettant de vous identifier, de vous localiser ou d'établir votre profil. Si cela devait changer, nous vous en informerions et vous expliquerions vos droits avant le début.

11. Vos droits

Vous avez le droit de :

• accéder aux renseignements personnels que nous détenons sur vous et d'en obtenir une copie;
• les faire rectifier s'ils sont inexacts, incomplets ou équivoques;
• les faire effacer ou anonymiser lorsqu'ils ne sont plus nécessaires et que nous n'avons pas l'obligation de les conserver (voir la conservation);
• les recevoir dans un format technologique structuré et couramment utilisé (portabilité) ou nous demander de les transmettre à une autre organisation;
• retirer votre consentement à l'utilisation ou à la communication de vos renseignements et vous opposer à la prospection commerciale en tout temps;
• demander comment vos renseignements ont été utilisés et, lorsque la loi le prévoit, faire réviser une décision prise à votre sujet;
• déposer une plainte comme expliqué ci-dessous.

12. Comment exercer vos droits

Connectez-vous au portail client et ouvrez Confidentialité et données : vous pouvez consulter vos renseignements, les télécharger (JSON ou PDF), modifier votre consentement aux communications promotionnelles et nous demander de fermer votre compte ou d'effacer vos données personnelles. Vous pouvez aussi écrire à notre responsable (ci-dessous). Nous pouvons devoir d'abord confirmer votre identité. Nous répondons dans les 30 jours suivant la réception de votre demande et nous ne facturons pas les demandes d'accès ou de rectification, sauf des frais raisonnables lorsque la loi le permet et seulement après vous en avoir indiqué le montant.

13. Responsable de la protection des renseignements personnels

Nous avons désigné une personne responsable de la protection des renseignements personnels :

• Administrateur de l’entreprise, Personne responsable de la protection des renseignements personnels
• Courriel : info@vega-group.ca
• Poste : Responsable de la protection des renseignements personnels, Vega, 8457 Newman Blvd, PO Box 272, LaSalle, Quebec, Canada, H8N 0A2

14. Plaintes

Veuillez d'abord communiquer avec notre responsable afin que nous tentions de régler la situation. Vous pouvez aussi déposer une plainte ou demander un examen auprès de :

• la Commission d'accès à l'information du Québec (cai.gouv.qc.ca), 1 888 528-7741;
• le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (priv.gc.ca), 1 800 282-1376.

15. Incidents de confidentialité

Nous tenons un registre des incidents de confidentialité. Si un incident touchant vos renseignements personnels présente un risque de préjudice sérieux, nous vous en aviserons promptement, ainsi que la Commission d'accès à l'information et, s'il y a lieu, le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, et nous prendrons des mesures pour réduire le risque de préjudice.

16. Modifications du présent avis

Nous pouvons mettre à jour cet avis. Chaque version porte un numéro et une date d'entrée en vigueur indiqués en haut de la page, et nous vous aviserons des changements importants (par exemple par courriel ou dans le portail) avant leur application lorsque la loi l'exige. Les versions française et anglaise ont la même valeur; en cas de divergence, la version qui protège le mieux vos droits s'applique.